正文

四川省都江堰管理局会计档案管理办法(试行)

[发布日期:2017年1月9日]

第一章 总则

    第一条为加强单位会计档案管理,有效保护和利用会计档案,确保会计档案的真实、完整、可用、安全,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》等法律法规,结合我局会计档案管理工作实际制订本办法。

    第二条 本办法适用于管理局各会计管理机构,局办公室为本单位会计档案的管理机构。

第二章 归档范围

    第三条单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

    第四条会计档案的分类:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第三章  立卷归档

    第五条会计管理机构需指定一名会计档案专管人员做好会计档案立卷归档工作,并在移交会计档案时编制好会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

    第六条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由会计管理机构临时保管一年,再移交局档案管理机构。因工作需要确需推迟移交的,应当经局档案管理机构同意,分管财务的局领导签字,延长移交时间,最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第四章会计档案的移交

    第七条 会计档案移交应分批次、分种类、分时段进行移交。

    第八条 会计档案移交时应履行封装、登记等手续。移交会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方单位的会计管理机构负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册(一式两份)和会计档案移交核对表上签名。

    第九条  会计管理机构应对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行负责,符合要求的才能移交。电子档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

    第十条局科技信息管理部门负责对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第五章 会计档案的借(查)阅

    第十一条会计档案一般不提供借(查)阅,确因工作需要,借(查)阅部门应向局档案管理机构提出申请,填写借(查)阅单,经局档案管理机构、会计管理机构同意和分管财务的局领导批准后,在会计管理机构经办人、借(查)阅人、档案管理人员共同见证下启封会计档案并在使用完后在三方人员的共同见证下再次封存。

    第十二条外单位来局借(查)阅会计档案资料者,凭单位介绍信(需注明查阅内容、用途),并填写借(查)阅单,经会计管理机构、档案管理机构同意,报分管财务的局领导批准后方能借阅。

    第十三条会计档案资料一次借期为1周,逾期必须先将资料退回后再重新办理借阅手续,借阅的档案资料要妥善保存,不得遗失、损坏和标记任何符号。

    第十四条借(查)阅的会计档案应及时归还,对于逾期未还的情况,档案管理机构应及时催还,经催还仍未按时归还的,由借(查)阅部门和个人承担逾期未还或丢失的一切责任。

第六章会计档案的鉴定、销毁

    第十五条会计档案鉴定工作由局档案管理机构牵头,组织会计管理、监审部门共同进行鉴定。

    第十六条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)分管财务局领导、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)局档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名和盖章。

(四)电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理部门共同派员监销。

(五)保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

(六)单独抽出立卷或转存的档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

(七)单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

第七章 附则

    第十七条 本办法自印发之日起执行,由局办公室负责解释。

 

附表:1.会计档案保管期限表

      2.会计档案移交核对表

 

会计档案保管期限表

 

 

 

序号

 

档案名称

保管期限

 

备注

财政

总预算

行政单位

事业单位

税收

会计

会计凭证

 

 

 

 

1

国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

10年

 

10年

 

2

各收入机关编送的报表

10年

 

 

 

3

行政单位和事业单位的各种会计凭证

 

30年

 

包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表

4

财政总预算拨款凭证和其他会计凭证

30年

 

 

包括:拨款凭证和其他会计凭证

会计账簿

 

 

 

 

5

日记账

 

30年

30年

 

6

总账

30年

30年

30年

 

7

税收日记账(总账)

 

 

30年

 

8

明细分类、分户账或登记簿

30年

30年

30年

 

9

行政单位和事业单位固定资产卡片

 

 

 

固定资产报废清理后保管5年

财务会计报告

 

 

 

 

10

政府综合财务报告

永久

 

 

下级财政、本级部门和单位报送的保管2年

11

部门财务报告

 

永久

 

所属单位报送的保管2年

12

财政总决算

永久

 

 

下级财政、本级部门和单位报送的保管2年

13

部门决算

 

永久

 

所属单位报送的保管2年

14

税收年报(决算)

 

 

永久

 

15

国家金库年报(决算)

10年

 

 

 

16

基本建设拨、贷款年报(决算)

10年

 

 

 

17

行政单位和事业单位会计月、季度报表

 

10年

 

所属单位报送的保管2年

18

税收会计报表

 

 

10年

所属税务机关报送的保管2年

其他会计资料

 

 

 

 

19

银行存款余额调节表

10年

10年

 

 

20

银行对账单

10年

10年

10年

 

21

会计档案移交清册

30年

30年

30年

 

22

会计档案保管清册

永久

永久

永久

 

23

会计档案销毁清册

永久

永久

永久

 

24

会计档案鉴定意见书

永久

永久

永久

 

 

 

 

 

 

 

会计档案移交核对表

 

 

会计档案类别

会计凭证□  会计账簿□   财务会计报告□  其他会计资料□

档案核对情况

 

 

会计管理机构负责人:

 

会计管理机构经办人:

 

     年   月   日

 

档案管理机构负责人:

 

档案管理机构经办人:

 

      年   月   日

备注: