四川省都江堰外江管理处

关于印发《OA协同办公自动化系统

    运行管理办法（试行）》的通知

处属各站、各处管单位、处机关各科室：

经研究决定，现将《OA协同办公自动化系统运行管理办法（试行）》印发给你们，请认真遵照执行。

              四川省都江堰外江管理处

                2018年7月12日

OA协同办公自动化系统运行管理办法（试行）

第一章  总则

第一条  为保障OA协同办公自动化系统（以下简称：OA系统）安全、有效、规范运行，根据我处信息化建设及OA系统实施要求，结合单位实际，特制定本办法。

第二条  OA系统运行是指在外江管理处范围内，使用致远OA 协同办公系统处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。本系统自2018年7月2日正式试运行,为期一个月。试运行期间，所有办文、办会、办事均采用OA系统和传统方式“双轨制”运行。

第三条  外江管理处OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公文处理及其它业务管理的需求和规定。

第四条  OA系统将对协同工作进行跟踪，对每位外江管理处职工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并将使用情况纳入单位（部门）年度绩效考核范围。

第五条  本办法适用于外江管理处各内设机构和处管单位。

第二章  系统运行人员及职责管理

第六条  OA系统的运行管理实行统一管理、分级负责制。科信室负责OA系统的日常维护及技术支持工作，办公室负责OA系统的运行管理和督查督办工作。管理处所属各单位和机关各部门负责OA系统的操作使用。

第七条  管理处设立总系统管理员一名，负责OA系统基础应用设置及数据备份、故障处理，管理处所属各单位和机关各部门应设立1至2名工作责任心强，具备一定计算机知识的人员担任OA系统专职管理人员，负责本单位、部门OA系统日常管理、指导及应用推广，并报处科信室备案。

第八条  处办公室设立总文档管理员一名，负责内部各单位（部门）文档管理员授权；各部门指定一名正式职工担任文档管理员，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等），并报处办公室备案。

第九条  OA系统使用范围包括全处需要使用该系统的工作人员（含外聘员工）。

第三章  系统运行操作业务管理

第十条  OA系统功能包括：协同工作、表单应用、公文管理、目标管理、会议管理、文档中心、文化建设、综合办公、我的工具等。

第十一条  管理处员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1.所有参与使用OA系统的人员须在每个工作日早上9点至9点30分通过电脑或手机端登录OA系统查看文件确保信息和联络畅通。若因个人原因未登陆和使用OA系统，造成的后果由自己负责。

2.所有操作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件内容完整准确，并对所发布的内容负责。电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

3.所有操作人员应保证OA系统处理办公文件的及时性。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过1个工作日（文件的处理时间以电脑的发文时间为准），如有出差、请假、培训等其他特殊原因离开时，须提前请示部门领导，领导同意后并向办公室说明情况。各职能科室就各自办理业务的执行情况进行监督，科信室对OA系统运行情况进行监督，并分别对超期未处理任务的责任人按照绩效考核细则扣分。

4.单位内部各类通知、有关工作情况通报、单位及部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如有特殊情况需要打印纸质文件，须向领导请示批准。

5.为方便文件的传递和查阅，凡是涉及有文件上传、编辑的情况，任何发起人在发起流程前，均应检查文件格式，文件一律采用Microsoft Office文档或者PDF文件；图片发起前，需检查图片大小、质量及格式符合系统要求。流程发起前，相关附件名称应修改为与发起事由一致。

6.严禁发布和传播不利于国家和单位的信息，禁止发布和传播与工作毫无关系的信息。

第十二条  OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与管理处工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第十三条  未经批准，严禁用他人用户名登录和使用OA系统。任何人员不得采取非法手段盗用他人密码发布文件和信息。对违反上述规定，产生不良后果的，将按国家有关保密法规和管理处制度，追究当事人和有关人员责任。

第十四条  OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，制订流程的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第四章  业务管理规则

第十五条  协同工作：广泛用于内部的请示、报告、计划、审批、项目协调、工作安排、信息传递与采集等应用，是办公中最经常、最重要的功能。

由于协同工作发起不受条件限制，全流程各节点由发起人制定，可指定任何人审阅，有很强的随意性，故发起者须以工作内容为基准发起协同工作，必须严格按需编辑流程。凡未严格按需求发起协同工作，引起的一切后果由发起人承担。

第十六条  公文管理：通过收发文管理，进行公文拟办、签审、校核、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用。严格按照《四川省都江堰外江管理处党政公文处理办法》进行处理。

第十七条  文档管理

1.一般文档管理

各单位（部门）文档管理员应对本单位（部门）需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本单位（部门）对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

2.公文文档管理

公文处理的流程完成后，文件自动归档到公文文档，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由相关领导授权后方可查阅。

第十八条  表单应用:根据工作人员的岗位职责不同，其使用的表单也不同，请各部门员工严格按照表单的使用原则，对其进行规范化使用。

第十九条  会议管理:召开会议前，由各部门人员在会议管理中（选择会议格式）发布，与会人员给出参会意见，记录人员完成会议纪要。有需要使用会议室的，可通过系统申请会议室。

第五章  安全保密管理

第二十条  OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和内部保密规定，确保国家秘密和单位秘密的安全。

第二十一条  OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密，以及管理处商业秘密的公文，仍以纸质文件传递。

第二十二条  通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。

第二十三条  OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。

第六章  系统维护管理

第二十四条  为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA系统操作用计算机应当安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。

第二十五条  总系统管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每月末对OA完整数据进行一次异地备份。

第二十六条  总文档管理员应定期清理讨论区内容；各单位（部门）文档管理员应定期整理本单位（部门）“单位文档”中文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA系统上生成的失效或错发信息。

第七章  附  则

第二十七条  本办法自印发之日起施行。

第二十八条  本办法由科信室和办公室负责解释。